在本系列的第一部分中，我们讨论了我们收到的信息请求类型的基本区别。在这篇文章中，我们将讨论提案撰写过程本身以及您如何增加成为潜在客户首选供应商的机会。

现在您已经对RFP进行了资格审核，是时候开始提案撰写过程了。有一些基本的提案基本准则和要素绝对不能忽视。以下我们将概述一般提案的主要点，以帮助您从业余自由职业者过渡到更专业的形象。请记住，提案可以短或长，您希望它有多长。只需确保您以易于阅读的格式提供所有所需信息。以下是我认为每个提案应包含的最低限度的提案基础页面的示例。

基本提案要素

封面信 – 总是包含封面信。以专业的方式致信主要联系人，并感谢他们提供的机会和对供应商选择的考虑。确保您提到如果有任何问题，您可以通过电子邮件或电话联系，并提供这些详细信息。保持简短直接，因为这只是一封封面信，而不是提案的主要内容。

标题页 – 标题页主要是随后的提案的图形封面。这是提案的第一页，通常包含您的公司名称、标志、电话号码和地址。您还应该包括提案标题、提案和版本号，以及提案的基本描述。

您可能想知道为什么我提到了提案编号和版本编号。您创建的每个提案都应该有一个唯一的提案编号，并且还需要附加一个版本编号。例如，我们使用以下格式来表示我们的提案：100-1，其中100是提案编号，而“-1”表示该提案的版本号。这将使您能够跟踪提案的版本号，以便在文档中需要引用的任何更改时进行跟踪。您将在本系列的第三部分中看到它是如何工作的，届时我们将深入讨论合同。

目录 - 确保您的提案页面有易于引用的方法。

执行摘要 - 执行摘要可能是您整个提案中最重要的文件。这可能是忙碌的决策者唯一阅读的部分。请确保在这里总结提案的最重要方面。这应该是您整个提案的概述。然后使用额外的页面来对您的提案进行更深入的说明。

项目范围 - 项目范围是您最有价值的文件之一。本提案的这一部分将发挥几个作用，并将是提案中最长的部分。首先，范围将成为您的项目清单。每个项目点都应该尽可能详细地说明。您应该对每个要求点进行如此详细的原因是让客户了解确切提供的内容。这将也有助于确保客户完全理解他们的需求。最后，项目范围将被引用并成为我们将在本系列的第三部分讨论的合同的一部分。

成本概要 - 这是包含实际成本细分和您所收费用的项目细目的页面。这还将显示您所报价的小时数和每小时的费用。

公司页面 - 每个提案还应该包括一些关于公司历史或您提供的服务的信息页面。考虑这是一个向客户告知您提供的额外服务和产品的好时机，这些服务和产品可能不包括在您的提案中。这是一个向客户推销并获取额外工作的绝佳机会。

以下图表是一个基本提案大纲的轮廓，包括针对更大项目添加的额外页面。

升级销售

让我们暂时讨论一下升级销售。当我向其他网页开发公司咨询他们的提案编写实践和商业最佳实践时，升级销售通常是提高收入最未充分利用的资源之一。

事实：单独销售商品和服务将带来更多收入。

一项汽车行业的研究揭示了以下内容

如果您购买一辆全新的价值20,000.00美元的车辆的各个部件，您实际上会花费超过125,000.00美元仅用于部件。这还不包括组装劳动力和油漆。

所有产品制造都是这样工作的。网页开发服务也可以轻松地以这种方式工作。尽可能单独销售。小件很快就会累积起来。

您可以额外收费的项目，但通常不额外收费或提供作为额外服务。

更多知识碎片

• 了解寻找您服务的客户并不像您所认为的那样关心您的能力，他们更关心您理解他们的需求的能力。倾听客户；他们对自己的业务了解比您更深入。具备简单倾听客户需求的能力可能是签订合同与否的关键。
• 直接明了。使用简单的文字解释。永远不要试图通过使用大而华丽的词语来让自己显得智力优越。使用简单的语言，以五年级的阅读水平解释事物，这样无论谁阅读您的提案，都能轻松理解。简单语言（也称为简单英语）是观众第一次阅读或听到时就能理解的语言。对一套读者来说简单易懂的语言，可能对其他人来说并不简单。
• 让它看起来专业。有时候，仅仅有一个优秀的提纲是不够的。如果您在提案中添加一些漂亮的边框、轮廓和页脚，您的提案将更能吸引读者，看起来更加专业。

点击此处查看一个包含本文讨论的多数元素的示例提案。

• 永远不要过度承诺。您对客户过度承诺的那一刻，就是您开始在这个项目中失败的那一刻。不要高估您实际上能提供给客户的东西。客户的期望越高，您就越有义务满足这些期望。如果您对自己能否实现所承诺的一切没有信心，那么您无疑是为自己设置了失败。
• “及时提交”。这是什么意思呢？这意味着您应该在提案真正截止之前不提交您的提案。为什么？因为事情可能会发生变化。如果您被接洽，客户已经给出了30天的提案提交截止日期，而您是第一个提交提案的人，那么这可能是一件非常糟糕的事情，可能让您不仅失去了项目，还浪费了很多时间。在那30天期间，可能会有其他供应商提出您没有想到的问题，客户可能从其他人那里获得了想法和影响。所以在那30天期间，很可能会有更多信息变得可用，这可能会影响您的提案。另外，即使没有任何变化，您等到截止日期前几天提交提案，您的提案很可能是最新收到的，也是读者心中最新鲜的提案，这可能会提高您赢得合同的机会。
• 当您知道预算时，价格并不重要。预算只是指导方针。它们永远不是一成不变的。考虑到您可能并不是在与公司的主要决策者打交道，您所打交道的人可能只是被赋予了一个数字作为起点，以基准公司的实际预算，看看能否完成项目。预算总是可以调整的。
• 将项目分解为阶段可以将其客户变为长期客户。如果初始预算是问题，与客户谈谈将项目分解为阶段。每当我使用这种策略时，通常都会得到最好的结果，客户也喜欢这个想法。这表明您愿意与他们长期合作，并且您灵活且考虑他们的财务状况。
• 要求这份工作！您是否听说过那句老话“不问则不得”？通过要求工作来向客户表明您想得到这份工作。
• 感谢潜在客户提供的这次机会。这也在我们的信封中提到了，但在提案的结尾再次表示感谢也是良好的实践。
• 如果您没有得到这份工作，请跟进并要求反馈。这可以是非常有价值的信息。大多数潜在客户都愿意解释为什么您没有被选为供应商。但是，您必须正确地提问，并让他们知道您要求这种反馈是为了改进您的技能和扩大您的公司。不要辩解，也不要与他们对反馈来回争论。请记住，您是在请求反馈，所以您不能对任何反馈感到冒犯。确保感谢他们提供的信息，并就此为止。

请确保下个月与我们一同参加 《RFP、提案和合同——第三部分》，我们将讨论合同以及如何在客户出现问题时保护自己免受责任。